З розвитком технологій та оновленням програмного забезпечення важлива інформація може бути втрачена. Так само як на сучасних комп’ютерах складно відкрити більшість Word документів 30-річної давнини.
Спеціалісти вміють відновлювати файли зі старих комп’ютерів і носіїв інформації — дискет чи компакт-дисків. Але що робити пересічному користувачу ПК, щоб не втратити важливий документ через десятки років? Рішенням може бути формат PDF/A. У такому вигляді ваша цифрова інформація — від фотографій до таблиць чи текстових файлів — перебуватиме в безпеці десятиліттями.
Що таке формат PDF/A і в чому його переваги
Директор служби цифрового збереження в Мічиганському університеті Ланс Стючелл пояснив у коментарі Wired, що програмне забезпечення з часом змінюється, а документи стають застарілими. Оновлення такого програмного забезпечення, як Microsoft Word, означають, що файли, які чудово відкривалися у кінці 80-х, не відкриваються у 2020-х.
Фахівець порадив користувачам експортувати файли у відкритому форматі — особливо, якщо потрібно зберегти їх доступними в довгостроковій перспективі.
Для документів він рекомендує PDF/A — відкритий стандарт, створений на основі формату від Adobe. Він містить все, що потрібно для відкриття файлу, зокрема шрифти, що використовуються в документі. Microsoft Office, LibreOffice та Adobe Acrobat підтримують відповідний експорт, а це означає, що створити такий файл відносно легко.
Такий формат гарантує, що ваш документ залишиться незмінним і читабельним протягом багатьох років, навіть якщо технології зміняться. Він відрізняється від звичайного PDF, оскільки останній є комерційним продуктом, який активно змінюється, і не підходить для тривалого зберігання. А от PDF/A — це його відкритий підвид, спеціально розроблений для архівування. Він містить лише інформацію, необхідну для збереження документа, і не включає елементи, які можуть призвести до проблем у майбутньому.
Переваги збереження документів у форматах відкритого типу:
- Незалежність від програмного забезпечення. Документи, збережені у цьому форматі, можна відкрити на будь-якому комп’ютері за допомогою безплатних програм, таких як Adobe Reader.
- Збереження форматування. Навіть якщо ви відкриєте файл через багато років, він матиме такий самий вигляд, як і тоді, коли ви його створили, включно зі шрифтами, зображеннями й т.п.
- Довготривале зберігання. Формат стійкий до змін у технологіях, тому ідеальний для збереження, наприклад, договорів, наукових робіт, історичних документів тощо.
Як створювати файли відкритого стандарту
Залежно від потреб та можливостей користувача, створити файл у такому форматі можна кількома способами. Якщо вам потрібна проста конвертація, онлайн-сервісів буде достатньо. Для складніших завдань краще використовувати спеціалізоване програмне забезпечення або вбудовані функції професійних програм.
Спеціалізовані програми зазвичай мають вбудовану функцію перевірки відповідності стандарту. Нею варто користуватися, щоб бути впевненими у якості архівування документа.
Як зберегти документ у форматі PDF/A: покрокова інструкція
Використання у Microsoft Word:
- Відкрийте документ у Microsoft Word.
- Перейдіть до меню «Файл» > «Зберегти як».
- Виберіть «PDF» у списку форматів.
- Перед збереженням, натисніть на кнопку «Параметри» і виберіть «Опублікувати як PDF/A».
- Збережіть файл. Word автоматично перетворить його у формат PDF/A.
Збереження у PDF/A за допомогою онлайн-сервісів
Існує багато безплатних онлайн-сервісів, які дозволяють конвертувати файли у цей формат. Просто завантажте ваш файл на сайт, виберіть необхідні параметри й завантажте готовий файл. Приклади таких сервісів: PDF24, AvePDF, FreePDFConvert.
Однак у такому разі варто пам’ятати про цифрову безпеку. Адже коли ви завантажуєте документ на будь-який онлайн-сервіс, то передаєте контроль над цим файлом іншій стороні. Навіть якщо сервіс заявляє про конфіденційність, існує потенційна загроза, що ваші дані можуть бути використані не за призначенням.
Використання програмного забезпечення
Програми, такі як Foxit PhantomPDF або Nitro, також мають функції для створення файлів. Користуватися ними досить просто:
- відкрийте документ у програмі;
- знайдіть опцію «Зберегти як PDF/A» у меню збереження.
На відміну від звичайних форматів файлів, він спеціально розроблений для архівування. Він має більш жорсткі вимоги до структури документа, що гарантує його довговічність. Тому це не просто формат для зберігання, а можливість передати цінну інформацію майбутнім поколінням або навіть, без перебільшення, зробити внесок в історію.
Завантаження коментарів …