Час для продуктивності: 10 застосунків та рекомендації українських топменеджерів
В епоху, коли кількість завдань зростає, управління часом і завданнями стало важливим майже для всіх. Сьогодні застосунки для підвищення продуктивності можуть допомогти нам з оптимізацією нашої роботи та з покращенням результатів. Вони відстежують, як витрачається час, наскільки ефективно працюють користувачі або команди, які завдання потребують уваги. Ці додатки активно використовуються як в особистій продуктивності, так і в корпоративному середовищі. Проаналізувавши останні тренди, ми зібрали для вас десять сучасних застосунків для підвищення продуктивності, а також корисні рекомендації від українських топменеджерів.
ТОП-10 застосунків для підвищення продуктивності
1. Microsoft To Do — прості списки, які синхронізуються з Outlook
Microsoft To Do — це безплатний застосунок для керування завданнями від компанії Microsoft, який дозволяє планувати день, створювати списки справ, ставити нагадування та синхронізувати все між пристроями.
Основні можливості застосунку:
▪️списки завдань — тут можна створювати необмежену кількість списків — наприклад, "Робота", "Покупки", "Навчання"; до кожного списку додаються окремі завдання; завдання можна групувати у кроки — підзавдання;
▪️нагадування та дедлайни — є можливість до кожного завдання додати дедлайн: дату і час; повторення: щодня, щотижня...; нагадування — наприклад, за 15 хвилин до дедлайну;
▪️розумне планування дня — розділ "Мій день" дозволяє щодня обирати найважливіші справи зі списків; розділ не зберігає попередні дні — лише сьогоднішній фокус.
Цей додаток має інтеграцію з Microsoft 365, тобто автоматичну синхронізацію завдань з Outlook Tasks, синхронізацію через хмару (OneDrive), а також загалом працює в екосистемі Microsoft: Windows, Android, iOS, Web.
А ще у Microsoft To Do можна додавати нотатки та файли до завдань, ділитися списками з іншими людьми. Додаток має теми оформлення, нічний режим і підходить для особистого користування, а також для студентів, офісних працівників, команд.
2. Todoist — кросплатформенний інструмент для вирішення завдань
Todoist — потужний додаток для управління завданнями, який підходить як для особистої продуктивності, так і для командної. Основна перевага — простий інтерфейс у поєднанні з розширеними функціями, що роблять планування зручним.
Основні можливості застосунку:
▪️завдання і проєкти — можна створювати завдання, підзавдання, проєкти — списки завдань; до кожного завдання можна додати: дедлайн, пріоритет, нотатки чи файли, теги та мітки для фільтрації; є гнучка система для повторюваних завдань;
▪️нагадування — push-сповіщення або email-нагадування; можна задавати час і локацію нагадування, доступна і геолокація;
▪️командна робота — спільні проєкти та коментарі до завдань; делегування завдань іншим користувачам; відстеження активності в команді;
▪️розумна аналітика — розділ "Продуктивність" з лічильником виконаних завдань; karma system: мотиваційна гейміфікація — бали за регулярну роботу;
▪️інтеграції — Google Calendar (двостороння синхронізація); Outlook, Gmail, Slack, Trello, Zapier, Notion тощо; є підтримка Alexa, Siri, Google Assistant.
Цей додаток може працювати на платформах Windows, macOS, Web, а також на Android та iOS; є розширення і для Chrome, Firefox, Safari.
Базові функції застосунку та максимум 5 активних проєктів є безплатними, але існує і версія Pro за $4 на місяць (до 300 проєктів), що містить нагадування, фільтри, коментарі; та Business за $6 на місяць (для команд), що містить адміністрування, ролі та звіти. Додаток буде корисний для фрилансерів, студентів, менеджерів, команд.
3. Trello — візуальний канбан для проєктів і мозкових штурмів
Trello — це візуальний застосунок для керування проєктами та завданнями, який працює за методом канбан (система візуального управління процесом, яка вказує, що виробляти, коли виробляти і як багато виробляти). Він ідеально підходить для індивідуального використання, командної роботи, креативних проєктів і організації будь-якого процесу — від написання книги до розробки програмного забезпечення. Застосунок містить дошки (boards), списки (lists), картки (cards).
Основні можливості застосунку:
▪️картки — тут можна створювати назву та опис, коментарі, чеклісти, дедлайни, учасників, прикріплені файли та переміщати їх між списками перетягуванням миші;
▪️нагадування та дедлайни — кожна картка може мати дату виконання; сповіщення надходять у мобільному застосунку, браузері або email;
▪️командна співпраця — тут легко ділитися дошками з іншими; можна призначати завдання колегам; є коментарі, теги, сповіщення;
▪️автоматизація через інструмент Butler — вбудований автоматизатор дозволяє створювати потрібні правила;
▪️налаштування — тло дошки можна змінювати (кольори, зображення); існують додаткові функції через Power-Ups (різні інтеграції);
▪️інтеграції — Google Calendar, Dropbox, OneDrive, Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Evernote, Zapier тощо.
Цей додаток працює на платформах Windows/macOS, Web, а також на Android та iOS. Безплатна версія застосунку містить необмежену кількість дошок, до 10 Power-Ups на дошку, базову автоматизацію; версія Standard за $5 на місяць надає необмежені функції Power-Ups та більше функцій з автоматизації; у версії Premium ($10/міс) є таблиці, лінійки часу та презентація у вигляді календаря; у версії Enterprise — масштабування для великих компаній, адміністрування, безпека. Trello буде корисний для креативних фахівців, студентів, проджект-менеджерів, IT-команд.
4. Freedom — багатофункціональний блокувальник відволікаючих факторів
Freedom — це застосунок, створений для блокування відволікаючих сайтів, додатків та сповіщень, щоб допомогти користувачам зосередитися, покращити продуктивність і подолати прокрастинацію. Він працює за принципом "менше спокус — більше фокусу" та дозволяє блокувати вебсайти (наприклад, YouTube, Facebook, Instagram), додатки на комп’ютері чи телефоні, встановлювати сесії фокусування з таймером, налаштовувати розклади блокування автоматично.
Основні можливості застосунку:
▪️блокування сайтів і додатків — є можливість створити власні списки відволікаючих ресурсів: "Соцмережі", "Новини", "Розваги" тощо;
▪️сесії фокусування — є можливість запустити таймер, і в певний час Freedom блокуватиме обрані сайти/додатки, а також можна встановити режим "Locked Mode", щоб не скасувати сесію раніше;
▪️автоматичні розклади — застосунок може блокувати ресурси, наприклад, з 9:00 до 12:00 щодня або лише у вихідні;
▪️синхронізація між пристроями — застосунок може працювати з одного облікового запису одночасно на всіх пристроях (Windows + Android або macOS + iPhone);
▪️ambient sounds — дозволяє слухати фонові звуки під час фокус-сесії (ліс, дощ).
Цей додаток може працювати на платформах Windows, macOS, Web, а також на Android та iOS; є розширення і для Chrome. Тарифи: 7 безплатних сесій; тариф Premium — $3,33 на місяць (за річної підписки): необмежені сесії, розклади, синхронізація; тариф Lifetime — $99 одноразово.
Це застосунок буде корисний для студентів, фрилансерів та письменників, офісних працівників, батьків (контроль над використанням пристроїв дітьми).
5. Forest — ігровий фокус за допомогою цифрових дерев
Forest — це унікальний мотиваційний застосунок для концентрації уваги, який поєднує тайм-менеджмент та гейміфікацію. Головна ідея: залиш телефон — вирости дерево, користуєшся телефоном — дерево гине. Цей додаток — не просто таймер, а спосіб тренувати увагу, будувати звичку фокусування і водночас робити добру справу. Якщо вам треба "відключити мозок від шуму" — це ідеальний застосунок.
Основні можливості застосунку:
▪️сесії фокусування — є можливість обрати тривалість сесії (від 10 до 120 хв); можна встановити "гнучкий режим" або "строгий" (переривання одразу вбиває дерево);
▪️віртуальний ліс — кожна завершена сесія додає дерево до вашого персонального лісу, де ліс — це календар вашої продуктивності;
▪️монети й винагороди — за кожну сесію ви отримуєте віртуальні монети, які можна витратити на: нові типи дерев — вишні, кактуси, клени; або на реальну висадку дерев (🌳через співпрацю з організацією Trees for the Future користувачі можуть жертвувати зароблені монети на висадку реальних дерев у світі).
Цей додаток може працювати на Android (безплатно з рекламою; преміум ~$2) та iOS (разова покупка ~$3); є розширення для Chrome і Firefox (безплатно). Він буде корисний для студентів; людей, які прокрастинують у соцмережах; фрилансерів та письменників; усім, хто хоче покращити фокус і зробити внесок в екологію.
6. Toggl Track — зручний облік часу та звіти
Toggl Track — це один із найпопулярніших застосунків для тайм-трекінгу, який ідеально підходить для фрилансерів, команд, менеджерів і всіх, хто хоче краще зрозуміти, куди зникає час. Він допомагає відстежувати, скільки часу ви витрачаєте на завдання, проєкти чи клієнтів. Ідея — записати реальний час замість здогадок.
Основні можливості застосунку:
▪️ручний або автоматичний таймер — є кнопки "Start" та "Stop"; є можливість вручну ввести час (якщо забули увімкнути); автоматичний трекінг активності — нагадування, якщо ви забули запустити таймер;
▪️проєкти, завдання, теги — кожну активність можна пов’язати з клієнтом, проєктом, завданням, тегами;
▪️звіти — детальні звіти за день, тиждень, місяць; фільтри за проєктами, членами команди, тегами; експорт у PDF/CSV;
▪️командна робота — є можливість додати членів команди до проєктів; переглядати, хто скільки часу на що витрачає; підходить для управління ресурсами та аналітики;
▪️інтеграції — Google Calendar, Outlook; Trello, Asana, Todoist, Jira, Notion; Slack, GitHub, ClickUp, Zapier.
Цей додаток може працювати на платформах Windows, macOS, Linux, Web, а також на Android та iOS; є розширення для Chrome та Firefox. У безплатний тариф входить базовий трекінг і звіти (до 5 користувачів); існує і тарифний план Starter за $10 на місяць, що містить планування, оцінки часу, нагадування; Premium ($20/міс) — автоматизація, аналітика, тайм-аудити; Enterprise — для компаній (кастомні функції, SLA). Додаток корисний для фрилансерів, студентів, менеджерів, команд.
7. Microsoft OneNote — нескінченна кількість цифрових блокнотів
Microsoft OneNote — це цифровий записник від Microsoft, який дозволяє зберігати, організовувати та синхронізувати нотатки, ідеї, списки справ, зображення, аудіо та навіть рукописний текст. Він ідеально підходить як для особистого користування, так і для навчання та командної роботи.
Основні можливості застосунку:
▪️універсальні нотатки — текст, зображення, списки, чекбокси; малювання чи написання рукою на сенсорних пристроях; вставка аудіозаписів, відео, файлів, посилань;
▪️потужний пошук — миттєвий пошук по всьому вмісту, включно з рукописними нотатками та зображеннями (OCR — розпізнавання тексту на картинках);
▪️робота з інформацією — таблиці, маркери, кольорове виділення; перехресні посилання між сторінками; швидкі нотатки;
▪️спільна робота — спільний доступ до записника; одночасна робота декількох користувачів в реальному часі; коментарі, оновлення, історія змін;
▪️інтеграції — Outlook, Teams/Word/Excel, OneDrive.
Цей додаток може працювати на платформах Windows, macOS, Web, а також на Android та iOS. Вартість: безплатно — повна функціональність, збереження на OneDrive (до 5 ГБ); Microsoft 365 — розширене сховище (1 ТБ) + інтеграція з Word, Excel, Outlook...Додаток корисний для студентів, викладачів, письменників/дослідників, офісних працівників, креативним фахівцям.
8. Notion — власний універсальний робочий простір
Notion — універсальний застосунок для нотаток, управління завданнями, баз даних, спільної роботи та структурування інформації. Його головна сила — надзвичайна гнучкість, завдяки якій ви можете створити майже будь-яку структуру під свої потреби: від простого списку справ до повноцінної системи проєктного менеджменту або персонального довідника.
Це платформа за принципом "блоків", де кожен елемент — текст, заголовок, список, таблиця, кнопка тощо — це окремий блок. Користувач створює сторінки, в яких можна розміщувати інші сторінки, бази даних і блоки у будь-якому порядку.
Основні можливості застосунку:
▪️нотатки та структури — можна створювати сторінки, вкладені сторінки, секції, зміст, заголовки; можна вставляти текст, списки, код, зображення, посилання, відео, аудіо, файли; підтримка видавничої системи LaTeX для математичних формул;
▪️бази даних — таблиці з колонками, що мають типи (текст, дата, чекбокс, теги, зв’язки); представлення у вигляді: таблиць, канбан-дошок, календарів, галерей...;
▪️трекінг завдань — можна створити систему типу “To Do — Doing — Done”; можна додавати дедлайни, статуси, відповідальних, нагадування — через інтеграції;
▪️інтеграції та автоматизація — підключення до Slack, Google Calendar, GitHub, Zapier, Make тощо; інтеграція з AI (Notion AI; функція доступна як додаткова опція за $8 на місяць), що допомагає з резюмуванням, генерацією текстів;
▪️спільна робота — редагування сторінок онлайн; коментарі, @згадування, контроль доступу; добре підходить для команд, які створюють власні документи, бази знань.
Цей додаток може працювати на платформах Windows, macOS, Web, а також на Android та iOS; є розширення для браузера — Web Clipper. Тарифи: безплатно — необмежена кількість сторінок, базові бази даних, 5 гостей; Plus ($8/міс) — більше історії, розширене зберігання, необмежені гості; Business ($15/міс) — командні функції, адміністрування; Enterprise — SSO, безпека, контроль доступу.
Додаток корисний для студентів, фрилансерів та креаторів, менеджерів, команд і стартапів. Notion — це "робоча операційна система" для мозку та команди. Це добрий вибір, якщо ви хочете мати все в одному місці — від ідей до виконаних завдань.
9. Habitica — RPG-трекер звичок, який робить дорослішання захоплюючим
Habitica — незвичайний застосунок для формування звичок, який перетворює реальне життя на гру в стилі RPG. Якщо ви любите гейміфікацію та хочете перетворити рутину на веселий виклик, той цей додаток для вас. По суті це трекер звичок і завдань, у якому ви створюєте аватара, виконуєте реальні завдання, отримуєте досвід, золото, екіпіровку і навіть змагаєтеся з монстрами.
Основні можливості застосунку:
▪️типи завдань — звички, щоденні завдання, разові завдання, нагороди;
▪️гейміфікація — досвід (XP) — за виконані завдання; здоров’я (HP) — зменшується, якщо ви не виконуєте щоденні завдання; золото (Gold) — витрачається на винагороди; екіпірування, рівні, клас персонажа — у міру прогресу; партії та місії — можна приєднуватися до інших гравців, виконувати місії, боротися з монстрами, колективно будувати дисципліну;
▪️спільнота — гравці об’єднуються у групи та гільдії, діляться порадами, мотивацією; є соціальні виклики (наприклад, "30 днів ранкового бігу" або "цифровий детокс"); рейтинг, досягнення, почесні значки.
Цей додаток може працювати у веб-версії, а також на Android та iOS. Повний доступ до основних функцій є безплатним, але існує і підписка за $5 на місяць, в яку входять функції для груп та преміальні предмети. Застосунок корисний для студентів та школярів; людей, які люблять ігри; тих, хто хоче працювати над собою, але потребує додаткової мотивації; друзів чи пар, які хочуть підтримувати звички разом.
10. IFTTT — персональна автоматизація, що не вимагає кодування
IFTTT (If This Then That) — безплатний застосунок для автоматизації дій між різними сервісами, застосунками та пристроями, цифровий помічник, який зв’язує сервіси між собою, щось на кшталт: "Якщо я публікую фото в Instagram — збережи його в Google Drive". Цей додаток по суті економить ваш час та зменшує рутину.
Основні можливості застосунку:
▪️базується на "аплетах" — це невеликі сценарії, які складаються з: тригеру (If This...) — подія, яка щось запускає; дії (Then That...) — те, що відбувається у відповідь;
▪️кожен аплет — це зв’язок між двома або більше платформами, наприклад: Gmail, Google Calendar, Spotify, Slack, Notion, Dropbox, Trello, Asana;
▪️приклад аплета — 📍"Прибув додому" 🔜 💡"Увімкни розумне світло".
Цей додаток може працювати у веб-версії, а також на Android, iOS та розумних пристроях: Google Home, Alexa, лампах, камерах, годинниках. Тарифи: безплатно — до 2 власних аплетів, необмежено з каталогу; тариф Pro ($3/міс) — до 20 аплетів, кастомні дії, логіка ("if+else"); тариф Pro+ ($6/міс) — без обмежень, швидші сценарії, підтримка бізнес-інтеграцій. Застосунок корисний для продуктивних людей, фрилансерів та маркетологів, власників розумного дому, невеликих команд.
Рекомендації українських підприємців
В межах цієї теми ми вирішили дізнатися в українських топменеджерів про їхні "застосункові" вподобання. Тому спитали їх про додатки, якими вони користуються найчастіше. А ще попросили порадити декілька корисних застосунків.
Директорка Google в Україні Тетяна Лукинюк розповіла, що на екрані її смартфона лише дві сторінки, адже всі застосунки згруповані в папки. "На першій сторінці штук 300 в тематичних папках. Наприклад, у мене є папка Google, в якій знаходяться всі робочі апки, є папка "Погода", "Банки", "Соцмережі", "Таксі та транспорт", "Музика", "Ігри для мозку". Є і кілька застосунків, які поза папками для швидкого доступу — "Дія", Gemini, Календар, Замітки/Notes, Air Alert", — сказала нам Тетяна Лукинюк.
За її словами, в першу чергу директорка Google в Україні користується робочими застосунками. "Робочий Gmail та Google Chat, а також месенджери — Fb Messenger та Telegram. Бо в українській культурі спілкування багато робочих питань і навіть великих проєктів починається саме в них. Щоденно користуюсь YouTube та Audible, бо я часто за кермом — слухаю там книги та подкасти", — зазначила топменеджерка.
Також вона повідала, що понад 10 років користується застосунком Sleep Cycle для відслідковування якості сну та слушних порад щодо покращення його якості.
"Elevate — це крутий застосунок для розвитку логіки, англійського словникового запасу, пам'яті в гейміфікованому форматі. Звісно, Gemini — для щоденних задач та самоосвіти, особливо подобається Gemini Live, у якого можна запитати голосом що завгодно. Наприклад, нещодавно я дізнавалась про літературу та знакових авторів і авторок з Балкан", — підсумувала директорка Google в Україні Тетяна Лукинюк.
За словами співзасновника та CEO української IT-компанії Intellias Віталія Седлера, на головному екрані його смартфона можна знайти: час + погоду; шість різних месенджерів; соцмережі — LinkedIn, Facebook, Instagram; бізнес та приватний мейл клієнти; особисті утиліти — Calculator, Evernote (нотатки), Gallery, Wallet, Phone, Camera, Google Maps, Chrome, а також ChatGPT.
До застосунків, які найчастіше використовує топменеджер відносяться:
▪️ChatGPT — швидкий пошук будь якої інформації;
▪️Samsung Health + Whoop — відслідковування фізичної активності та параметрів організму;
▪️Kiwi, FlightRadar, Google Maps, Bolt/Uber — для планування логістики;
▪️Evernote — ведення нотаток;
▪️Банківські аппки різних банків.
"Можу порадити такі аппки, якими сам користуюсь: Calm — медитація; Runna — плани для бігу, в тому числі для початківців; екосистема Xiaomi Home — для смартхоум; Whoop — девайс та аппка для відслідковування фізичної активності та параметрів організму; Vivino — для вибору вина; Pinterest — для натхнення в архітектурі та дизайні інтер’єрів", — розповів нам Віталій Седлер.
А от засновник pet-tech компанії Petcube і defence-tech стартапу The Fourth Law Ярослав Ажнюк порадив користуватися застосунком UpNote. Це елегантний додаток для заміток, який безперебійно працює на iOS, Mac, Windows та Android.
За його словами, на першій сторінці екрану смартфона у підприємця немає нічого цікавого. "Месенджери, пошта, Google Meet, календар, годинник, камера, фото, YouTube, Kindle, Google Maps. З цікавішого — Petcube, Uklon, UpNote (записник для нотаток). Можу порадити UpNote — хороша заміна Evernote. А ще ChatGPT, Claude, Google Gemini", — повідав нам Ярослав Ажнюк.
CEO Львівського ІТ Кластера Степан Веселовський розповів нам, що на головному екрані його смартфона знаходяться лише ті застосунки, якими він користується щодня або регулярно впродовж тижня.
"Перш за все, це всі основні месенджери — Slack, Telegram, Viber, WhatsApp, Facebook Messenger та Signal. Також серед перших — державні сервіси "Дія" та Резерв+. Окреме місце займає застосунок Home від Apple. Я активно розвиваю власну екосистему розумного дому — наразі інтегрував понад 180 пристроїв. Через Home я керую не лише побутовими процесами вдома, а й в частково в офісі, де теж налаштована автоматизація", — зазначив CEO Львівського ІТ Кластера.
За його словами, важливою категорією є і робочі інструменти для управління процесами: Notion, Trello та Pipedrive. А ще на головному екрані підприємця знаходиться застосунок програми лояльності Львівського ІТ Кластера IT Club Loyalty.
Загалом ТОП-5 застосунків від Степана Веселовського виглядає так: Slack, Signal, Дім (Home), ChatGPT, TikTok. На думку CEO Львівського ІТ кластера, одним із корисних застосунків є Notion. "Це універсальна екосистема для планування, організації інформації і ведення проєктів. Вартує розібратися з нею, бо вона дуже гнучка та дозволяє поєднати багато функцій в одному місці", — відмітив Веселовський.
А так виглядає екран смартфона співзасновника Jooble Романа Прокоф'єва👇
ТОП-5 застосунків від Романа Прокоф'єва виглядає так: ChatGPT, Google Maps, Privat24, Mail, Slack. "З останніх корисних: iScanner, перетворює телефон на сканер", — повідав нам співзасновник міжнародного сайту з пошуку роботи Jooble.
За словами керівниці та HR-директорки компанії Luxoft в Україні Олени Самборської, на першій сторінці екрану її смартфона розмістилися месенджери WhatsApp, Telegram, Signal, Teams, а також Authenticator.
А загалом ТОП-5 застосунків від керівниці Luxoft виглядає так: Waze, GoogleMap, Audible, AБУК, Teams (корпоративний месенджер). "Люблю слухати подкасти англійською — Audible, AБУК. Я фанатка слухання і читання книг. Здоров'я — контролюю кількість пройдених км на день", — розповіла нам Олена Самборська.
А загалом ТОП-5 застосунків від керівниці Luxoft виглядає так: Waze, GoogleMap, Audible, AБУК, Teams (корпоративний месенджер). "Люблю слухати подкасти англійською — Audible, AБУК. Я фанатка слухання і читання книг. Здоров'я — контролюю кількість пройдених км на день", — розповіла нам Олена Самборська.
На думку СЕО компанії "Київстар" Олександра Комарова, цифрові технології стали невід'ємною частиною повсякденного життя, тому сьогодні варто говорити не про окремі застосунки, а про цілі групи, які всебічно задовольняють потреби.
"Зараз у мене найактивніші категорії — ШІ, бізнес, фінанси, здоров'я, розваги, travel і "розумний дім". Я постійно користуюсь бізнес-застосунками Google та Microsoft, які забезпечують зручний доступ до документів, пошти, календаря. У поєднанні з можливостями ШІ вони дозволяють суттєво підвищувати ефективність будь-якого робочого процесу", — зауважив СЕО найбільшого мобільного оператора України.
За словами Олександра Комарова, він також активно використовує і застосунки з категорії Health — для моніторингу фізичної активності, загального самопочуття та ключових показників (артеріальний тиск, ЧСС, рівень кисню в крові тощо).
"Останнім часом усе частіше користуюсь застосунками з категорії smart home — від керування технікою та газонокосаркою до управління СЕС. Розваги — це музика та телебачення. Використовую кілька міжнародних стримінгових платформ, але найбільше — Київстар ТБ. Як СЕО одного з найбільших цифрових операторів країни, приділяю особливу увагу якості наших послуг. Тож я активно користуюсь цифровими сервісами Київстар. У кожній категорії для мене ключовими є додатки нашої екосистеми — Мій Київстар, Київстар ТБ, Uklon та Helsi. Вони дозволяють мені проходити той самий шлях, що й мільйони наших клієнтів", — підсумував Комаров.